Iedereen heeft invloed

auteur Simone van Dijk

Welke baan je ook doet, je ontkomt er niet aan: je zult moeten samenwerken. En dát is soms knap lastig. Beslissingen worden niet genomen. De klusjes blijven liggen. In deze 6-delige blogreeks vertel ik graag over succesfactoren voor een goede teamsamenwerking. Vandaag alweer deel 5: initiatief nemen.
​
Vorig jaar was ik betrokken bij een team werkzaam in de logistiek. Ik betrapte me erop dat ik eigenlijk al moe werd bij de gedachte dat ik een afspraak met hen had. Toen dacht ik ‘wat zegt dit over mij, op welke knop drukt dit team bij mij’. Het zijn allemaal leuke mensen om mee samen te werken en bij elkaar in een team vragen ze veel energie en zijn vooral de leidinggevende en ik  heel hard aan het werk zonder voortgang.

Passief team

Terwijl ik hierover nadacht realiseerde ik me dat de energie uit het team was. In gesprekken gedroegen ze zich afwachtend. Ze namen zelf geen beslissingen, elke keer weer werd een appèl gedaan op de leidinggevende of mij om een beslissing te nemen.  Er werd gewezen naar de directie en andere teams, veel gemopper. Terugkerend thema was het besluit van de organisatie om een andere koers te gaan varen. Een koers die kansen bood om met meer verantwoordelijkheid en naar eigen inzicht doelstellingen te behalen. In plaats van hierover mee te praten namen ze een afwachtende houding aan. Mijn inzicht: het team draait in rondjes, beslissingen worden niet genomen en belemmerende overtuigingen.

Met dit inzicht besloot ik het thema invloed met ze te bespreken; ervaart men voldoende ruimte om initiatief te nemen? Ik ben dit gesprek aangegaan met in de achterzak de cirkel van invloed en de cirkel van 8. ​

Invloed & betrokkenheid

bron: 123 management

Stephen Covey is de bedenker en grondlegger van de cirkel van invloed. De cirkel beschrijft hoe je, door proactief te handelen, je invloed kan vergroten. Welke invloed heb je op een bepaalde situatie en hoe ga je ermee om? Er bestaan twee cirkels: de binnenste is de cirkel van invloed en de buitenste ring is de cirkel van betrokkenheid.

Proactieve mensen nemen initiatief om gebeurtenissen te beïnvloeden. Andere mensen wachten of schuiven hun verantwoordelijkheid graag af op externe gebeurtenissen of op anderen. Proactieve mensen richten zich vooral op hun eigen gedrag en hun eigen gedachten. Essentieel is hierbij de beïnvloedbaarheid van dingen. Covey spreekt van een cirkel van betrokkenheid en een cirkel van invloed zoals hiernaast is afgebeeld. In de buitenste cirkel bevinden zich dingen die we niet kunnen beïnvloeden, zoals 'de wereld', onze opvoeding, onze afkomst en het verleden.

Teamsessie

Terug naar het team werkzaam in de logistiek. Als onderdeel van de teamsessie heb ik ten eerste getoetst of de afdelingsdoelstellingen samen met de rol, taak en verantwoordelijkheid helder was. Beschikte iedereen over dezelfde informatie? Hierbij dien ik op te merken dat de doelstelling zijn vastgesteld door de organisatie. Denkend vanuit de cirkel van invloed; het team heeft geen invloed gehad op de besluitvorming maar is wel betrokken.

Met de toets of iedereen over dezelfde informatie beschikte, ontstond er ruis en heb ik de leidinggevende uitgenodigd om de doelen van de afdeling concreet toe te lichten en vragen te beantwoorden. Om ook aandacht te besteden aan het waarom en de achterliggende gedachte van de genomen besluiten. Op deze manier gaf ik alle teamleden de verantwoordelijkheid om de informatie tot zich te nemen en bij onduidelijkheden vragen te stellen. Er volgde een verhelderend en gelijkwaardig gesprek.

Vervolgens heb ik de vraag gesteld of ze als team verantwoordelijkheid wilden nemen voor deze doelstelling. Wat bleek, het team was het eens met de doelstelling maar oneens over de wijze waarop dit bereikt moest worden. Een verhelderend inzicht. Het team ervaarde  onvoldoende invloed op de wijze waarop de doelstelling bereikt moest worden (rol en taak) en wilde hier geen verantwoordelijkheid voor nemen. Ze hebben dit echter niet uitgesproken, ze kozen voor een passieve | afwachtende houding.

Lef om initiatief te nemen

Eerder schreef al 'proactieve mensen nemen initiatief om gebeurtenissen te beïnvloeden waarop ze invloed kunnen hebben. Initiatief nemen gaat om persoonlijk (!) leiderschap. Door niet het initiatief te nemen om dit bespreekbaar liet het team inadequaat gedrag zien.

​De cirkel van acht (zie hiernaast) is een bewustwordingsmodel en helpt een keuze te maken hoe je met een bepaalde situatie om wilt gaan.

Je onderzoekt je eigen reactie en gedrag ten aanzien van een (storende) situatie. De essentie: je hebt altijd een keus hebt: óf je verzet je en bent slachtoffer van de situatie, óf je neemt je verantwoordelijkheid en kiest voor persoonlijk(!) leiderschap.

Kleine waarschuwing: deze aanpak is geen quick fix! Ook in de bovenste cirkel heb je last van onzekerheid en verdriet. Het verschil is dat je verantwoordelijkheid neemt! Je kan niet altijd je gedrag aanpassen of alle storingen oplossen. Problemen waar jij of anderen echt last van hebben kan je aanpakken.

Cirkel van 8: initiatief nemen

Hoe verder?

Terug naar het team in de logistiek. Met dit inzicht moesten we een paar stappen terug om vervolgens weer vooruit te kunnen. Het team had zich uitgesproken en de angel was eruit. Dit gaf ruimte om aan het team te vragen hoe zij invulling wilden geven aan de teamdoelstelling. Dit leidde tot een bevlogen gesprek met nieuwe inzichten en creatieve ideeën. Energie kwam terug in het team ... en nee dit was niet in één sessie gerealiseerd. Door een pas op plaats te maken en aandacht te geven creëerden we draagvlak voor de lange termijn.

Leestip

De cirkel van invloed (en van betrokkenheid) komen uit het boek 'De 7 eigenschappen van effectief leiderschap'. Een aanrader!

Ga het gesprek aan!

Heb jij het gevoel dat de energie uit het team is? Blijven taken liggen of worden beslissingen niet genomen? Ga het gesprek over invloed aan, het werkt verhelderend! Kom je er niet uit? Bel me gerust voor een kop koffie, ik help je graag☕️​. ​​​

Weet je niet waar je moet beginnen, deel onze vragenlijst met jouw teamleden. In een paar minuten heb je een 0-meting over de eigenschappen van het team, wat gaat goed of zelfs uitstekend. En wat verdient aandacht of is zelfs over de top.